Foto: Das AWORLD-Team besuchte zum Start des Social Intranets alle AWO Einrichtungen in Unterfranken.
Zum Launch-Termin des Social Intranets für Unterfrankens AWO Beschäftigte startete das AWORLD-Team eine einmalige Aktion: In vier aufwendig geplanten Touren besuchten die Kolleg*innen aus der Geschäftsstelle des Bezirksverbandes jede ihrer Einrichtungen in Unterfranken und überbrachten für alle Mitarbeiter*innen vor Ort Info-Material sowie kleine Überraschungen für jede*n einzelnen und für das Team. „Für das Projekt-Team war das eine ganz besondere Aktion - in so vielen unterschiedlichen Einrichtungen vor Ort sein zu dürfen und so viele bunte Eindrücke mitzunehmen“, berichtet Projektleiter Dirk Baumann.
Was passiert auf der Plattform AWORLD?
Im Intranet gibt es Gruppen für die Zusammenarbeit und Seiten für übergeordnete Informationen. Fachbereiche und Abteilungen stellen auf eigenen Seiten Informationen für alle Beschäftigten zur Verfügung und stellen sich mit Ansprechpartner*innen auf diesen Seiten vor: Die Bereiche Senioren & Reha, Kinder, Jugend und Familie, Behindertenhilfe und Inklusion, die Abteilungen Personal, Kommunikation, QM, Ehrenamt, Mitarbeitervorteile, Fortbildungen, Arbeitsschutz und viele andere sind hier vertreten. Hierzu wurden eigens Redakteure geschult, die zukünftig die Seiten pflegen.
Zusammenarbeit findet fortan in geschützten Räumen auf der Plattform statt. Hier arbeiten Gruppen an ihren Projekten oder tauschen sich fachlich aus. Das sind z.B. Hauswirtschaftsleitungen, die Einrichtungsleitungen aus den Bereichen Senioren & Reha, der Gesamtbetriebsrat oder komplexe Bau- und Sanierungsprojekte. Jede Gruppe hat eine*n geschulte*n Community Manager*in. Darüber hinaus gibt es News aus dem Unternehmen, einen Chat für alle Mitarbeitenden, ein Veranstaltungsportal, Platz für Kleinanzeigen, Links in andere Unternehmensbereiche, Mitmachaktionen, Fotogalerien, Umfragen und vieles mehr.
An vielen Standorten in Unterfranken wurden Mitarbeiter*innen im Umgang mit AWORLD geschult, indem gezeigt wurde, welche Schritte am Anfang wichtig sind, was es zu entdecken gibt, wie man Beiträge likt und kommentiert und worauf man achten muss, wenn man AWORLD mit dem Smartphone aufruft.Das Projekt wurde von Anfang an begleitet von der Agentur perlrot (perlrot.de). In Workshops wurde zunächst ein Anforderungsprofil erarbeitet, das sich an den Bedürfnissen der Mitarbeiter*innen orientierte. Dies war Basis für die Auswahl geeigneter Software. Der Bezirksverband entschied sich für die Coyo APP, die den Anforderungen am meisten entsprach (coyoapp.com). Mit dem Social Intranet unterzieht sich die AWO Unterfranken einem Wandel in der Arbeits- und Ablauforganisation. Dieser Change-Prozess betrifft gleichermaßen die persönliche Haltung und die positive Veränderung dieser Haltung sowie eine Hinwendung zu einer offeneren Kommunikationsstruktur und effizienteren Arbeitsprozessen.